Digital Workplace: Das Modul für hybride Arbeitsmodelle und ortsunabhängiges Arbeiten

Was versteht man unter dem Begriff „Digital Workplace“?

Der Digital Workplace ist die digitale Zusammenarbeit zwischen Menschen im selben Unternehmen. Dabei ist ihre örtliche Präsenz voneinander unabhängig, sollte aber in einem gewissen Rahmen definiert sein. So gibt es neben den mittlerweile bekannten Möglichkeiten des Homeoffices oder hybriden Arbeitens (also das Aufteilen der Anwesenheit im Büro und Zuhause) auch Arbeitsmodelle, die im internationalen Raum ortsunabhängig stattfinden. Mitarbeitende können demnach ganz frei entscheiden, ob sie remote im In- oder sogar im Ausland arbeiten wollen – ein ähnliches Privileg wie es Freelancer genießen.

Die Festlegung des Arbeitsraumes ist aber nur einer der Faktoren, der den Erfolg eines Digital Workplaces definiert. In der ortsunabhängigen Arbeit ist Kommunikation das A und O – ebenso die technische Umsetzung. Es müssen klare Entscheidungen gefällt und Regeln gesetzt werden, an die sich jeder Beteiligte hält. Nur so können Absprachen problemlos untereinander getätigt werden. Kommt zu der eigenständigen Wahl des Arbeitsortes noch eine zeitliche Unabhängigkeit, beispielsweise durch Gleitzeit oder Zeitkonten, kann das ebenfalls die Zusammenarbeit erschweren – muss es mit der richtigen Herangehensweise aber nicht.

Das Modul Digital Workplace in vier Projekt-Abschnitten

Zunächst wird portraitiert wie ein gewöhnlicher Arbeitsablauf in Präsenz funktioniert. Kommunizieren die Mitarbeiter nur per Flurfunk oder telefonisch? Wie wird mit Korrekturschleifen umgegangen? Was passiert mit Reportings? Wir zeigen Tools, die den Workflow digitaler und effizienter gestalten. Ob für die interne Kommunikation, das Projektmanagement oder die Buchhaltung.

Im nächsten Schritt werfen wir sowohl in die Management- als auch auf die Ebene der Mitarbeiter einen genaueren Blick. Besteht hier bereits ein „Digital Mindset“? Fühlt sich jeder bereit für „Remote“? Was sind offene Fragen, Wünsche und Sorgen, die wir kollaborativ bearbeiten sollten? In einem kreativen, auf die individuellen Herausforderungen angepassten Workshop ergeben sich Handlungsempfehlungen, die das Team nachhaltig stärken können. Denn Zusammenhalt ist einer der entscheidenden Faktoren in der digitalen Zusammenarbeit.

Nun geht es in die Testphase und aus der Theorie wird Realität. Ob der Wechsel ins Homeoffice oder in einen Co-Working-Space – wir begleiten digital die Anfänge des ortsunabhängigen oder hybriden Arbeitens und analysieren den Workflow im Team. Bilden sich schon zu Anfang Herausforderungen, die noch gemeistert werden müssen, nehmen wir uns die Sache gemeinsam vor.

Wird die digitale Arbeit allmählich etabliert, schließt eine weitere Maßnahme das Modul ab, um langfristig gesehen dem sogenannten „Zoom-Boreout“ entgegen zu gehen. Mit überwegs REMOTE konzipieren wir ein virtuelles Büro, das sich an den Ergebnissen eines gemeinsamen Spacedesign-Workshops und der bisherigen Zusammenarbeit orientiert. In der digitalen Location, die nach Fertigstellung alle Mitarbeiter jederzeit nutzen können, verschmelzen Co-Working und Meetings in einem virtuellen Ort. Allen Anwesenden wird hier eine gewisse Autonomität geschenkt, die sie sonst nur aus der gemeinsamen Arbeit in Präsenz kannten. Spontane Begegnungen unter Kollegen werden wieder möglich gemacht und die Zusammenarbeit noch flexibler gestaltet.

Weitere Informationen zu den digitalen Offices von überwegs REMOTE: www.remote.ueberwegs.de

Für wen ist das Modul Digital Workplace geeignet?

• Kleine bis mittelständige Unternehmen mit hohem Innovationsdruck
• Unternehmen, die Fach- und Führungskräfte anziehen wollen
• Marken, die nach innen strahlen wollen, um ihre Mitarbeitenden zu motivieren
• Entscheider, die verstanden haben, dass Arbeit sich grundlegend wandelt
• C-Level Entscheider, die nachhaltige, strategische Impulse setzen wollen
• Führungskräfte, die durch ihre Teams mehr erreichen wollen

…oder alle, die ins ortsunabhängige Arbeiten wechseln wollen oder sich bereits dort befinden und mit Herausforderungen der Digitalisierung zu kämpfen haben.