Onboarding: Keine zweite Chance für den ersten Eindruck
–Am 9. August 2021Dass sich der Arbeitsmarkt im Wandel befindet und ein deutlicher Fachkräftemangel herrscht, spüren viele Arbeitgeber. Da liegt es auf der Hand, dass sich einiges verändern muss, um langfristig Mitarbeiter an das Unternehmen binden zu können.
Welche Rolle spielt dabei ein gelungenes Onboarding?
Kurz: eine Entscheidende! Tatsächlich erhöht laut einer Studie der SHRM Foundation eine gute Einarbeitung die Chance auf 69%, dass der Mitarbeiter mindestens drei Jahre seinen Job bei dem jeweiligen Arbeitgeber ausübt. Dadurch wird deutlich, wie wichtig ein gutes und gelungenes Onboarding ist!
Beim Onboarding verhält es sich genauso wie bei den meisten Dingen im Leben: So wie du behandelt werden möchtest, musst du auch jeden anderen behandeln. Denn am Ende entscheidet der neue Mitarbeiter emotional: Habe ich mich gut aufgenommen gefühlt oder nicht? Fühle ich mich wohl? Werde ich wertgeschätzt?
Der Wohlfühlfaktor ist besonders entscheidend. Kann dieser geschaffen werden, wird nicht nur eine nachhaltige Verbindung an das Unternehmen geschaffen und die Produktivität und Motivation erhöht, sondern auch eine gute und gesunde Zusammenarbeit erreicht. Aus Sicht des Arbeitgebers gelingt es auch viel leichter, die eigenen Unternehmensziele zu erreichen.
Damit sich Bewerber bei uns wohlfühlen, müssen wir ihnen aber keine Kuscheldecke anbieten und sie in Watte packen. Das Onboarding lässt sich bestens in drei Phasen aufteilen.
Die erste Phase
…beginnt genau nach Vertragsabschluss. Zum einen muss nun intern einiges organisiert werden, zum anderen bietet es sich an, mit dem neuen Arbeitnehmer nochmal Kontakt aufzunehmen, um ihn für die wichtigsten Dinge direkt ins Boot zu holen.
Vorbereitung ist das A und O. Intern sollte zuallererst der Arbeitsplatz mit allem was dazu gehört hergerichtet werden. Auch wenn sonst nach dem Flexdesk-Modell gearbeitet wird, lohnt es sich, dem neuen Mitarbeiter zumindest für seinen ersten Tag einen Arbeitsplatz einzurichten. Von der IT-Ausstattung des Laptops, über die des Telefons und gegebenenfalls des Firmenhandys sollte alles eingerichtet bereit liegen. Dazu gehören natürlich auch die benötigten Software- und Programmzugänge.
Gestaltet sich die tägliche Arbeit vollständig remote, sodass es keine präsenten Arbeitstische in einem Büro gibt, wäre es zum Beispiel eine Möglichkeit, dem neuen Arbeitnehmer ein „Starter-Paket“ zu senden.
Grundsätzlich sollte ein neuer Mitarbeiter nie an einen unvorbereiteten neuen Arbeitsplatz kommen. Niemand würde sich so wohl, geschweige denn wertgeschätzt fühlen.
Mit dem Ziel vor Augen genau dieses Gefühl der Wertschätzung zu erreichen, sollten wir neben der Ausstattung auch an die persönliche Ebene denken. Vor dem ersten Arbeitstag sollte zum Beispiel abgeklärt werden, wer als persönlicher Ansprechpartner fungieren kann. Vor allem in den ersten Arbeitstagen ist es angenehm eine Bezugsperson zu haben.
Um dem neuen Mitarbeiter vorab ein gutes Gefühl geben zu können, lohnt es sich bereits vor dem ersten Arbeitstag in Kommunikation mit ihm zu treten. Wenn ihm genau mitgeteilt wird, wo und wann er an seinem ersten Arbeitstag hinkommen soll und ihm die Kontaktdaten seines Ansprechpartners mitgegeben werden, bekommt er sofort ein sicheres Gefühl. Zusätzlich könnte man noch die besten Parkmöglichkeiten oder den schnellsten Weg mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zum Büro beschreiben. Vorab schon einmal zu einem digitalen Teammeeting einzuladen, wird die Vorfreude des Bewerbers zusätzlich steigern.
Auch ein regelmäßiges E-Mailing kann helfen, bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Beziehung zum neuen Mitarbeiter aufzubauen. Dort kann man wie bei einem Countdown verfahren. Der Countdown startet zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag mit einem E-Mailing, in diesem dann beispielsweise der persönliche Ansprechpartner des neuen Mitarbeiters vorgestellt werden kann.
Das zweite E-Mailing kann dann eine Woche vor dem ersten Arbeitstag verschickt werden. Das wäre eine Möglichkeit, um die obengenannte Beschreibung über die besten Parkmöglichkeiten und dem schnellsten Weg zum Büro mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu beschreiben.
Als weitere Themen für E-Mailings würden sich beispielsweise die Unternehmensgeschichte, der Dresscode, die Unternehmenswerte, Raumpläne, eine Vorstellung der einzelnen Abteilungen oder Do’s & Dont’s eignen.
Die zweite Phase
…beginnt am ersten Arbeitstag des neuen Arbeitnehmers. Selbstverständlich steht ein „Herzliches Willkommen“ und die Führung durch das Gebäude bis zum vorbereiteten Arbeitsplatz auf der Agenda.
Auf jeden Fall erklärt der Ansprechpartner oder der Vorgesetzte nochmal über bestimmte Regelungen auf:
- Muss ich meine Arbeitszeit erfassen? Wie erfasse ich meine Arbeitszeit?
- Wie beantrage ich Urlaub?
- Bei wem muss ich mich krankmelden und wer bekommt das ärztliche Attest?
In der letzten und dritten Phase
…geht es vor allem um die Integration während der Probezeit. Der neue Arbeitnehmer soll und möchte Teil des Teams werden. Schön ist es, wenn er vor allem in der ersten Zeit von Kollegen zu einem gemeinsamen Mittag eingeladen wird oder eine kleine After-Work-Veranstaltung für das Teams geplant wird.
Im Allgemeinen ist es wichtig sowohl Über-, als auch Unterforderung zu vermeiden. Gut lösen lässt sich dies zum Beispiel über ein Onboarding-Portal oder über einen schriftlich gestalteten Guide. Dort können Informationen so gut dosiert werden, dass die neuen Mitarbeiter immer erst auf sie zugreifen können, wenn sie so weit sind.
Entwickelt man einmal ein Konzept für ein gelungenes Onboarding, kann dies jedes Mal wieder individuell eingesetzt werden. Sich Zeit für die Erstellung zu nehmen lohnt sich, wenn man immer im Hinterkopf behält, dass viele neue Mitarbeiter anhand des Onboardings entscheiden, ob und wie lange sie in dem Unternehmen arbeiten möchten.